Impacto Fiscal E Contábil Na Contratação De Funcionário Em 2021

Contratar um funcionário é um passo importante para o crescimento de qualquer empresa, mas é crucial entender os impactos fiscais e contábeis dessa decisão, especialmente para empresas que não são optantes pelo Simples Nacional. Em 2021, as obrigações trabalhistas e os tributos incidentes sobre a folha de pagamento podem representar um aumento significativo nos custos. Neste artigo, vamos detalhar esses impactos, explorando as obrigações e os tributos que incidem sobre a folha de pagamento, para que você, empresário, possa tomar decisões informadas e planejar suas finanças de maneira eficaz. Vamos juntos desmistificar esse processo e garantir que sua empresa esteja em conformidade com a legislação, ao mesmo tempo em que otimiza seus recursos financeiros.

Obrigações Trabalhistas e Tributos Incidentes sobre a Folha de Pagamento

Quando uma empresa decide contratar um funcionário, ela assume uma série de responsabilidades e obrigações. Para empresas não optantes pelo Simples Nacional, essas obrigações são ainda mais complexas, pois envolvem diversos tributos e encargos que incidem diretamente sobre a folha de pagamento. É fundamental compreender cada um desses itens para evitar surpresas e garantir a saúde financeira do seu negócio.

Salário e Encargos Sociais

O primeiro e mais óbvio custo é o salário do funcionário. Além do valor bruto, a empresa deve arcar com os encargos sociais, que incluem:

• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): A contribuição para o INSS é dividida entre a parte patronal e a parte do empregado. A empresa contribui com 20% sobre a folha de pagamento, destinada ao financiamento da Previdência Social. Essa contribuição é essencial para garantir a aposentadoria e outros benefícios previdenciários ao trabalhador.
• FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): A empresa deve depositar mensalmente 8% do salário do funcionário em uma conta vinculada na Caixa Econômica Federal. Esse valor é uma espécie de poupança para o trabalhador, que pode ser sacada em situações específicas, como demissão sem justa causa, compra da casa própria ou aposentadoria. O FGTS é uma importante proteção financeira para o empregado.
• Seguro Acidente de Trabalho (SAT): O SAT é um tributo que varia entre 1% e 3% sobre a folha de pagamento, dependendo do grau de risco da atividade da empresa. Ele é destinado ao financiamento de benefícios decorrentes de acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Empresas com maior risco de acidentes pagam uma alíquota maior, refletindo a necessidade de garantir a segurança e a saúde dos trabalhadores.
• Salário-Educação: A contribuição para o Salário-Educação é de 2,5% sobre a folha de pagamento e é destinada ao financiamento de programas de educação básica. Esse tributo é uma importante fonte de recursos para o desenvolvimento da educação no país.
• Sistema S (SESI, SENAI, SESC, SENAC, etc.): As contribuições para o Sistema S variam conforme a atividade da empresa e são destinadas ao financiamento de serviços sociais e de formação profissional. Esses serviços são importantes para o desenvolvimento da indústria, do comércio e dos serviços, além de promover a qualificação dos trabalhadores.

Outros Tributos e Obrigações

Além dos encargos sociais, existem outros tributos e obrigações que incidem sobre a folha de pagamento:

• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): O IRRF é um imposto federal que é retido diretamente do salário do funcionário, de acordo com a tabela progressiva do Imposto de Renda. A empresa é responsável por recolher esse valor e repassá-lo à Receita Federal.
• Contribuição Sindical: Embora não seja mais obrigatória para o empregado, a contribuição sindical patronal ainda é devida pelas empresas. O valor é definido pelas convenções coletivas de trabalho e é destinado ao financiamento das atividades dos sindicatos.
• Vale-Transporte: A empresa deve fornecer o vale-transporte para o funcionário, descontando até 6% do seu salário. Esse benefício é fundamental para garantir o acesso do trabalhador ao local de trabalho.
• Vale-Refeição/Alimentação: Embora não seja obrigatório por lei, muitas empresas oferecem vale-refeição ou vale-alimentação como um benefício adicional. Esses benefícios são importantes para garantir a alimentação do trabalhador durante a jornada de trabalho.
• Adicionais (Horas Extras, Adicional Noturno, Insalubridade, Periculosidade): Caso o funcionário realize horas extras, trabalhe no período noturno ou em condições insalubres ou perigosas, a empresa deverá pagar os respectivos adicionais. Esses adicionais são previstos em lei e devem ser rigorosamente observados.

Impacto Financeiro da Folha de Pagamento

Para ilustrar o impacto financeiro da folha de pagamento, vamos considerar um exemplo prático. Suponha que uma empresa contrate um funcionário com um salário bruto de R$ 3.000,00. Além desse valor, a empresa terá que arcar com os seguintes encargos:

• INSS (20%): R$ 600,00
• FGTS (8%): R$ 240,00
• SAT (considerando uma alíquota de 2%): R$ 60,00
• Salário-Educação (2,5%): R$ 75,00
• Sistema S (considerando uma alíquota média de 3%): R$ 90,00

Nesse cenário, o custo total da folha de pagamento para a empresa será de R$ 4.065,00, o que representa um aumento de mais de 35% em relação ao salário bruto do funcionário. Esse exemplo demonstra a importância de planejar cuidadosamente os custos da folha de pagamento e considerar todos os encargos e tributos incidentes.

Impacto Fiscal na Contratação de Funcionário

A contratação de um funcionário não apenas aumenta os custos operacionais da empresa, mas também tem um impacto fiscal significativo. Para empresas não optantes pelo Simples Nacional, esse impacto é ainda mais relevante, pois elas estão sujeitas a um regime tributário mais complexo, com diversas obrigações e impostos a serem considerados. É crucial entender como esses impostos afetam o fluxo de caixa e a lucratividade da empresa.

Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)

O IRPJ e a CSLL são dois dos principais impostos que incidem sobre o lucro das empresas. A contratação de um funcionário pode influenciar esses impostos de duas maneiras:

• Redução do Lucro Tributável: Os salários e encargos da folha de pagamento são considerados despesas operacionais e podem ser deduzidos do lucro bruto da empresa, reduzindo a base de cálculo do IRPJ e da CSLL. Isso significa que, ao contratar um funcionário, a empresa pode diminuir o valor do imposto a pagar, desde que essa despesa seja devidamente comprovada e esteja dentro das normas fiscais.
• Impacto na Alíquota: Dependendo do regime tributário da empresa (Lucro Real ou Lucro Presumido), a contratação de um funcionário pode influenciar a alíquota efetiva do IRPJ e da CSLL. No Lucro Real, por exemplo, a alíquota é aplicada sobre o lucro líquido, enquanto no Lucro Presumido, a base de cálculo é uma porcentagem do faturamento. Em ambos os casos, o aumento das despesas com a folha de pagamento pode impactar o resultado final e, consequentemente, o valor dos impostos a serem pagos.

Contribuição para o PIS/Pasep e Cofins

A Contribuição para o PIS/Pasep e a Cofins são contribuições sociais que incidem sobre o faturamento das empresas. A contratação de um funcionário pode ter um impacto indireto nessas contribuições, pois o aumento das despesas com a folha de pagamento pode afetar a capacidade da empresa de investir em outras áreas e, consequentemente, o seu faturamento. No entanto, é importante ressaltar que a folha de pagamento em si não é diretamente tributada pelo PIS/Pasep e pela Cofins.

Impacto nos Benefícios Fiscais

A contratação de um funcionário pode abrir portas para alguns benefícios fiscais, dependendo da legislação local e do setor de atuação da empresa. Por exemplo, algumas empresas podem ter direito a incentivos fiscais para a contratação de jovens aprendizes, pessoas com deficiência ou trabalhadores de baixa renda. Esses benefícios podem incluir a redução da alíquota de alguns impostos, a isenção de contribuições sociais ou a dedução de determinados gastos na apuração do Imposto de Renda. É fundamental que a empresa esteja atenta a essas oportunidades e busque informações sobre os benefícios fiscais disponíveis em sua região.

Planejamento Tributário

Diante do impacto fiscal da contratação de um funcionário, o planejamento tributário se torna ainda mais importante. É fundamental que a empresa analise cuidadosamente o seu regime tributário, avalie as despesas com a folha de pagamento e busque alternativas para otimizar a sua carga tributária. Um planejamento tributário eficiente pode ajudar a empresa a reduzir o valor dos impostos a pagar, aumentar a sua lucratividade e garantir a sua conformidade com a legislação fiscal.

Impacto Contábil na Contratação de Funcionário

A contratação de um funcionário também gera um impacto contábil significativo, que deve ser cuidadosamente gerenciado para garantir a saúde financeira da empresa. A contabilidade é responsável por registrar e controlar todas as transações financeiras da empresa, incluindo os pagamentos de salários, encargos e tributos relacionados à folha de pagamento. Um registro contábil preciso e organizado é fundamental para a tomada de decisões estratégicas e para o cumprimento das obrigações legais.

Lançamentos Contábeis da Folha de Pagamento

A folha de pagamento gera diversos lançamentos contábeis, que devem ser registrados de forma detalhada e precisa. Os principais lançamentos incluem:

• Salários: O valor bruto dos salários deve ser lançado como uma despesa na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e como uma obrigação no Balanço Patrimonial.
• Encargos Sociais: Os encargos sociais (INSS, FGTS, SAT, Salário-Educação, Sistema S) também devem ser lançados como despesas na DRE e como obrigações no Balanço Patrimonial.
• Impostos Retidos na Fonte: O IRRF deve ser lançado como uma obrigação no Balanço Patrimonial até o momento do seu pagamento.
• Vale-Transporte, Vale-Refeição/Alimentação: Os valores referentes a esses benefícios devem ser lançados como despesas na DRE e como obrigações no Balanço Patrimonial.
• Adicionais (Horas Extras, Adicional Noturno, Insalubridade, Periculosidade): Os valores referentes aos adicionais devem ser lançados como despesas na DRE e como obrigações no Balanço Patrimonial.

Provisões Trabalhistas

Além dos lançamentos contábeis mensais, a empresa também deve constituir provisões trabalhistas, que são reservas de recursos para o pagamento de obrigações futuras, como férias, 13º salário e rescisões contratuais. Essas provisões são importantes para garantir que a empresa tenha recursos disponíveis para arcar com esses custos quando eles se tornarem exigíveis. As principais provisões trabalhistas incluem:

• Provisão para Férias: A empresa deve provisionar mensalmente 1/12 do valor das férias do funcionário, acrescido de 1/3 constitucional.
• Provisão para 13º Salário: A empresa deve provisionar mensalmente 1/12 do valor do 13º salário do funcionário.
• Provisão para Rescisões Contratuais: Embora não seja obrigatória, é recomendável que a empresa constitua uma provisão para rescisões contratuais, especialmente se houver um histórico de rotatividade de funcionários.

Demonstrativos Contábeis

A contratação de um funcionário impacta diretamente os demonstrativos contábeis da empresa, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). No Balanço Patrimonial, o aumento das obrigações trabalhistas e das provisões impacta o passivo da empresa. Na DRE, o aumento das despesas com a folha de pagamento impacta o resultado líquido da empresa. É fundamental que a empresa acompanhe de perto esses demonstrativos para avaliar o impacto da contratação de funcionários em sua situação financeira.

Importância do Software de Gestão Contábil

Para garantir a precisão e a organização dos registros contábeis, é fundamental que a empresa utilize um software de gestão contábil eficiente. Esses softwares automatizam muitos processos, como o cálculo da folha de pagamento, a geração de lançamentos contábeis e a elaboração de demonstrativos financeiros. Além disso, eles ajudam a empresa a cumprir as obrigações fiscais e contábeis de forma mais eficiente e segura.

Conclusão

A contratação de um funcionário em 2021, para uma empresa não optante pelo Simples Nacional, acarreta um aumento significativo dos custos, tanto fiscais quanto contábeis. As obrigações trabalhistas, os tributos incidentes sobre a folha de pagamento e os impactos nos impostos sobre o lucro exigem um planejamento financeiro e tributário cuidadoso. É fundamental que a empresa compreenda todas as suas responsabilidades e busque alternativas para otimizar a sua carga tributária e garantir a sua saúde financeira. A utilização de um software de gestão contábil eficiente e o acompanhamento constante dos demonstrativos financeiros são ferramentas essenciais para o sucesso da gestão da folha de pagamento e da contabilidade da empresa. Ao considerar todos esses aspectos, a empresa estará melhor preparada para tomar decisões informadas e garantir um crescimento sustentável e em conformidade com a legislação.